Optimiza las tareas repetitivas


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En algunas ocasiones, tenemos que repetir o rehacer una tarea porque no lo hemos hecho de la forma correcta la primera de las veces. Esto conlleva repetir tareas y dedicar más tiempo a lo que podríamos haber hecho bien en primer lugar.

Pero no siempre hemos de cometer estos fallos si tenemos información que nos ayuda a hacer las cosas de forma eficiente desde el primer momento. Si hemos de repetir muchas veces alguna tarea a lo largo del curso, es una oportunidad de multiplicar los pequeños ahorros de tiempo usando algún método eficiente de llevarla a cabo.


Resumen de productividad

⭐ Dificultad de poner en práctica: Ninguna dificultad

⭐ Tiempo necesario para comenzar a usarla: Sólo dedicar un tiempo de reflexión previo antes de cada tarea

⭐ Potencial de ahorro: Bajo pero sostenido en el tiempo

⭐ Velocidad de obtención de resultados: Cuesta un poco ver los primeros ahorros de tiempo


Conjunto de galletas recién horneadas
Las tareas repetitivas son una excelente oportunidad para ahorrar tiempo
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Calificaciones

Anotar las calificaciones de nuestros estudiantes es una tarea que vamos a repetir cientos de veces por curso. Debemos planificarla para que sea eficiente desde el primer momento.

🧐 Cuando comencé a trabajar, tenía un cuaderno en papel donde anotaba las calificaciones de los estudiantes y las modificaba si era necesario. Cuando tenía varias notas acumuladas, las pasaba a una hoja de cálculo. Al final de cada trimestre, reorganizaba las notas en bloques para calcular las medias. Esto es un error porque implica tres pasos diferentes cuando puede hacerse en uno solo. Ahora, en cuanto tengo las listas de estudiantes de cada clase, creo una hoja de cálculo con los bloques evaluables asignados (tareas, exámenes, proyectos, etc.). Voy añadiendo las notas directamente en la hoja de cálculo y automáticamente tengo una media de cada estudiante y un seguimiento inmediato de su evolución.

Adicionalmente, como creo y almaceno la hoja de cálculo usando Google Sheets, puedo acceder a ella y actualizarla desde mi cuenta en cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenadores.

Otro pequeño truco para aumentar la eficiencia de la transcripción de calificaciones consiste en asignar un número de clase a cada estudiantes.

Plantillas para exámenes, contactos con familias y presentaciones

Otra planificación que te ahorrará mucho tiempo y evitara repeticiones o duplicidades de tareas. A principio de cada curso, reflexiona sobre los tipos de tests, tareas y exámenes que quieres utilizar y crea unas plantillas básicas que puedas posteriormente editar sin mucho esfuerzo. De este modo evitarás tener que crear estos documentos desde cero en cada ocasión y sólo deberás modificar las plantillas para adaptarlas a cada tema. Revisa el artículo específico donde hablo de modelos eficientes de preguntas que puedes incorporar en tus exámenes y también este otro en el que hablo de plantillas para contactos con las familias.

Si usas presentaciones en tus clases, también deberías crear unas plantillas básicas que te sirvan como modelo para cada tema y así no crear cada una desde el principio. De hecho, existan varias páginas web con plantillas de presentaciones en varios formatos que te pueden resultar útiles. Yo he usado la web slidecarnival para descargar (gratis) plantillas para Google Slides y Microsoft PowerPoint

🥇 Planifica toda actividad repetitiva y encuentra la forma óptima de realizarla para ahorrar tiempo

Archivos y carpetas digitales

Otro proceso donde podemos ahorrar mucho tiempo con una buena reflexión previa y planificación se refiere a la forma que tenemos de organizar nuestras carpetas y archivos digitales y cómo los nombramos. Muchos profesores acumulan todos los archivos de trabajo sin orden alguno en una única carpeta sin ninguna estructura. Se pierde mucho tiempo al no tener los archivos claramente ordenados y adecuadamente nombrados. Es preferible dedicar un tiempo previo a pensar y planear cómo lo vamos a hacer que ponernos a funcionar de cualquier modo ineficiente y perder tiempo posteriormente por esta causa. Puedes ampliar en este artículo sobre materiales digitales.



Reflexiona

  • ¿Tienes un sistema eficiente para poner las notas desde el principio de curso?
  • ¿Tienes un sistema ordenado y claro para archivar documentos y nombrar archivos?
  • ¿Usas plantillas siempre que puedes?

Practica

  • Haz una lista de tareas repetitivas a lo largo del curso y, para cada una de ellas, al menos una propuesta para ahorrar tiempo
  • Elige un modelo de test, tarea o examen que uses a menudo y conviértelo en una plantilla estándar que sólo tengas que adaptar en cada ocasión
  • Lee el artículo sobre los nombres de archivos y su organización y aplícalo directamente o adáptalo a los tuyos

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