Usa materiales en formato digital


(鈴憋笍 Tiempo de Lectura: 7:30 minutos)

Hay un estudio que concluye que los trabajadores de oficina pueden perder hasta 67 minutos diarios buscando papeles y localizando archivos en el ordenador. No creo que en el caso de los docentes la p茅rdida sea de tal magnitud, pero en este art铆culo te doy algunas claves para mejorar la ordenaci贸n, etiquetado y recuperaci贸n de materiales digitales almacenados y no perder ni un minuto.

Resumen de productividad

Dificultad de poner en pr谩ctica: Muy f谩cil

Tiempo necesario para comenzar a usarla: Lo que nos cuesta encender el ordenador

Potencial de ahorro: Bajo-Medio seg煤n lo desordenado que seas actualmente. Sostenido en el tiempo

Velocidad de obtenci贸n de resultados: R谩pida

Ventajas adicionales: Resulta m谩s f谩cil compartir material cuando ya lo tenemos en formato digital y ordenado


Varios montones de documentos de papel en una oficina
Recicla el papel y digitaliza todos tus documentos
Photo by Wesley Tingey on Unsplash

Todo digital

Si a煤n almacenas materiales en papel, te dir茅 que es un error. Deber铆as migrar y pasar todo a formato digital y deber铆as hacerlo ya. Las razones son muchas, pero para lo que nos interesa en este blog, ahorramos tiempo.

Lo haremos en tres fases:

  1. Digitalizar todos los papeles
  2. Nombrar los archivos de forma adecuada
  3. Organizar los archivos en carpetas ordenadas

1. 驴C贸mo digitalizar tus papeles?

El primer paso para ser m谩s productivo con la organizaci贸n de materiales consiste en transformar todos los papeles en formato digital.

En realidad, no es necesario que transformes TODOS tus documentos de papel en formato digital, es un buen momento para seleccionar los que de verdad son interesantes o imprescindibles y reciclar el resto al contenedor azul.

Hay varios modos:

  • Si tienes pocos papeles, lo m谩s sencillo es usar el m贸vil para hacer fotos de los documentos y transformarlos en formato pdf. Hay varias aplicaciones que puedes usar para esto. Algunas recortan los bordes, encuadran el documentos y lo transforman directamente en formato pdf. Es una tarea que pueden realizar tus hijos para ganarse la paga semanal.
  • Si tienes muchos papeles acumulados, la mejor opci贸n es utilizar la fotocopiadora de tu centro de trabajo (o en un servicio de copister铆a) como esc谩ner que transforme todos los documentos a la vez en un archivo con formato pdf. Es muy sencillo. Si no lo has hecho nunca o no sabes como funciona, puedes pedir ayuda al personal administrativo del centro o seguir alg煤n tutorial de internet.

馃 Ahorraremos tiempo si tenemos todos nuestros materiales en formato digital

2. Elige nombres descriptivos y breves

El segundo paso es nombrar de forma descriptiva los archivos, escribiendo en el t铆tulo palabras que resulten relevantes para identificarlos de un vistazo y que indiquen lo que contiene el archivo, a qu茅 tema corresponde, de qu茅 nivel se trata y el curso (a帽o) en el que estamos. Esto lo haremos tanto con los papeles que digitalicemos como con todos los nuevos documentos que vamos a crear.

馃 Mira la diferencia entre estas parejas de nombres para el mismo documento:

  • MAL: Ejercicios mates2
  • 鉁旓笍 BIEN: Problemas2 T5 Algebra 1eso 2020
  • MAL: Examen T5
  • 鉁旓笍 BIEN: Examen T5 Algebra 1eso 2020

ATENCI脫N: No debemos pasarnos y tener un nombre 鈥渄emasiado鈥 completo

MAL: 20201015 Matematicas 1ESO Algebra Ejercicios de lenguaje algebraico y problemas Sencillos

Necesitamos encontrar un equilibrio entre la informaci贸n que nos aporta y que sea pr谩ctico de escribir. Lo mejor ser铆a que crearas tu propio m茅todo que te guste a ti, pero si no lo tienes claro, comienza copiando el m铆o y ya lo mejorar谩s con el tiempo y el uso.

Descargas de internet

Es muy importante acostumbrarnos a usar tambi茅n este sistema para nombrar los archivos que descargamos de internet.

Si buscamos materiales (fichas, ejercicios, tareas, proyectos, etc.), ANTES de descargarlos y archivarlos, lo revisamos y valoramos y s贸lo lo descargaremos si nos parece interesante. Lo m谩s importante en este caso es no dejar que se descargue en la carpeta por defecto de nuestro ordenador (Descargas, generalmente), donde se acumular谩n todo tipo de archivos y deberemos dedicar otro momento de atenci贸n a clasificarlos, sino directamente en la carpeta de destino adecuada. Tampoco debemos descargarlo con el nombre por defecto, sino que lo cambiemos por nuestro sistema en el mismo momento de la descarga.

Yo uso Google Drive en el ordenador para poder luego acceder desde cualquier dispositivo y as铆 tambi茅n poder compartir los materiales (documentos o carpetas completas) de forma sencilla con los compa帽eros del departamento.

馃挴 Un 煤ltimo truco para las descargas: si has encontrado un material que promete pero no est谩s seguro si de verdad ser谩 煤til y no tienes tiempo o ganas para decidirlo, simplemente comienza el nombre con 鈥Revisar鈥 y as铆 sabr谩s que no ha pasado todav铆a el filtro de utilidad y deber谩s dedicar alg煤n tiempo en el futuro.

  • Ejemplo: Revisar Ejercicios T5 Algebra 1eso 2020

Usa los 鈥渢iempos muertos鈥 para este tipo de revisiones y borrarlos si no nos sirven o guardarlos de forma permanente (tras cambiarles el nombre) si nos parecen interesantes.

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3. Estructura tus carpetas de forma l贸gica

El tercer paso para ser m谩s eficientes es establecer una buena organizaci贸n en nuestras carpetas de archivos. 驴Cu谩l es el sistema perfecto? No existe. Debes usar el sistema que te funcione a ti, pero debe ser coherente y estructurado.

Mi sistema de carpetas

Os explico la organizaci贸n m铆nima de mis archivos:

  • Todos mis archivos de trabajo est谩n en mi cuenta de Google Drive, accesible desde cualquier dispositivo con internet. Hago copias de seguridad frecuentes.
  • Creo una carpeta para cada asignatura-curso de las que doy clase. Ejemplo: Mates 1ESO, BioGeo 1ESO, BioGeo 3ESO, etc.
  • Dentro de cada una de estas carpetas hay al menos 3 subcarpetas: Material, Ex谩menes, Tareas
  • En general, esta estructura b谩sica es suficiente, pero en algunos casos puede haber otras subcarpetas dentro de Materiales: Proyectos, Pr谩cticas, etc.
  • Una carpeta principal llamada Notas donde s贸lo est谩n las hojas de c谩lculo en las que anoto las calificaciones
  • Otra carpeta llamada Departamento con los documentos relacionados: Programaciones, Informes de recuperaci贸n, Informes de evaluaci贸n, etc.
  • Si soy tutor (casi siempre lo soy) hay una carpeta Tutor铆a destinada a ello con subcarpetas variadas: plantillas de comunicaci贸n, listas de clase, informes de seguimiento, partes disciplinarios, etc.

Mira la estructura general del directorio para un curso escolar:

Modelo de directorio de carpetas en el ordenador para el curso
Directorio de carpetas para el curso

Dentro de cada una de estas carpetas principales, deber铆amos crear una nueva carpeta para cada uno de los temas que vayamos a trabajar y evaluar. Esta podr铆a ser la estructura de la carpeta de 1ESO BIOGEO, con todos los temas que se van a tratar a lo largo del curso:

Directorio con todos los temas dentro de una carpeta principal
Lista con todos los temas dentro de una carpeta principal

Finalmente, dentro de la carpeta de cada tema podemos crear una nueva estructura donde agrupemos todo lo que tenemos por tipos de materiales. Esta podr铆a ser la estructura de cada carpeta de un nivel:

Directorio de tipos de materiales dentro de un tema

Estas son las b谩sicas, pero las voy adaptando a mis necesidades. He intentado alcanzar un equilibrio entre el objetivo principal de que los materiales est茅n bien organizados y que no resulte demasiado complicado acceder a ellos porque haya demasiadas sub-subcarpetas anidadas dentro de subcarpetas y no ser铆a intuitivo y directo.

Aqu铆 puedes encontrar m谩s ideas sobre c贸mo organizar las carpetas, documentos y nombres.


馃 Utiliza un sistema de carpetas digitales ordenado y coherente que te resulte 煤til

Acceso a los documentos

Tener un sistema ordenado facilita en gran medida la b煤squeda de documentos:

  • Cuando s茅 lo que busco, basta con seguir el orden l贸gico de carpetas y subcarpetas y lo encuentro r谩pidamente
  • Cuando no s茅 exactamente lo que busco o no lo recuerdo o no recuerdo el nombre exacto, simplemente tecleo lo que quiero encontrar en el buscador de archivos de Google Drive y, si hemos nombrado correctamente nuestros archivos, aparece de forma r谩pida como resultado para acceder a ello

Es un sistema que requiere una planificaci贸n inicial y consistencia a la hora de nombrar los archivos, sobre todo cuando los descargamos de internet, pero nos reportar谩 una simplificaci贸n del trabajo y un ahorro de tiempo continuado.


Reflexiona

  • 驴Sigues teniendo gran parte de tus materiales en papel?
  • 驴Pierdes mucho tiempo buscando tus documentos en el ordenador: ex谩menes, tareas, materiales鈥?
  • 驴C贸mo pones los nombres a los documentos que creas? 驴Tienes un sistema?
  • Cuando descargas un archivo de internet, 驴cambias el nombre o dejas el que ten铆a? 驴D贸nde lo descargas?
  • 驴C贸mo organizas tus archivos en carpetas? 驴C贸mo nombras las carpetas y subcarpetas?
  • 驴D贸nde centralizas los archivos de trabajo? 驴Disco duro del ordenador? 驴Memoria USB? 驴Google Drive o similar?
  • 驴Haces copias de seguridad frecuentes?

Practica

  • Coge todos los papeles que a煤n tengas y selecciona los que sean 煤tiles. El resto, a reciclar
  • Coge los papeles que has seleccionado y digital铆zalos con el m贸vil o con la fotocopiadora
  • Aprende a usar Google Drive (o Dropbox o cualquier otro servicio de almacenamiento online)
  • Borra todos los archivos y documentos que no usas ya
  • Si no tienes un sistema para nombrar los archivos, dec铆delo ahora y empieza a usarlo
  • Si no tienes una estructura ordenada en tus carpetas, dec铆dela ahora y empieza a usarla

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