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Hay un estudio que concluye que los trabajadores de oficina pueden perder hasta 67 minutos diarios buscando papeles y localizando archivos en el ordenador. No creo que en el caso de los docentes la pérdida sea de tal magnitud, pero en este artículo te doy algunas claves para mejorar la ordenación, etiquetado y recuperación de materiales digitales almacenados y no perder ni un minuto.
Resumen de productividad
⭐ Dificultad de poner en práctica: Muy fácil
⭐ Tiempo necesario para comenzar a usarla: Lo que nos cuesta encender el ordenador
⭐ Potencial de ahorro: Bajo-Medio según lo desordenado que seas actualmente. Sostenido en el tiempo
⭐ Velocidad de obtención de resultados: Rápida
⭐ Ventajas adicionales: Resulta más fácil compartir material cuando ya lo tenemos en formato digital y ordenado
Photo by Wesley Tingey on Unsplash
Todo digital
Si aún almacenas materiales en papel, te diré que es un error. Deberías migrar y pasar todo a formato digital y deberías hacerlo ya. Las razones son muchas, pero para lo que nos interesa en este blog, ahorramos tiempo.
Lo haremos en tres fases:
- Digitalizar todos los papeles
- Nombrar los archivos de forma adecuada
- Organizar los archivos en carpetas ordenadas
1. ¿Cómo digitalizar tus papeles?
El primer paso para ser más productivo con la organización de materiales consiste en transformar todos los papeles en formato digital.
En realidad, no es necesario que transformes TODOS tus documentos de papel en formato digital, es un buen momento para seleccionar los que de verdad son interesantes o imprescindibles y reciclar el resto al contenedor azul.
Hay varios modos:
- Si tienes pocos papeles, lo más sencillo es usar el móvil para hacer fotos de los documentos y transformarlos en formato pdf. Hay varias aplicaciones que puedes usar para esto. Algunas recortan los bordes, encuadran el documentos y lo transforman directamente en formato pdf. Es una tarea que pueden realizar tus hijos para ganarse la paga semanal.
- Si tienes muchos papeles acumulados, la mejor opción es utilizar la fotocopiadora de tu centro de trabajo (o en un servicio de copistería) como escáner que transforme todos los documentos a la vez en un archivo con formato pdf. Es muy sencillo. Si no lo has hecho nunca o no sabes como funciona, puedes pedir ayuda al personal administrativo del centro o seguir algún tutorial de internet.
🥇 Ahorraremos tiempo si tenemos todos nuestros materiales en formato digital
2. Elige nombres descriptivos y breves
El segundo paso es nombrar de forma descriptiva los archivos, escribiendo en el título palabras que resulten relevantes para identificarlos de un vistazo y que indiquen lo que contiene el archivo, a qué tema corresponde, de qué nivel se trata y el curso (año) en el que estamos. Esto lo haremos tanto con los papeles que digitalicemos como con todos los nuevos documentos que vamos a crear.
🧐 Mira la diferencia entre estas parejas de nombres para el mismo documento:
- ❌ MAL: Ejercicios mates2
- ✔️ BIEN: Problemas2 T5 Algebra 1eso 2020
- ❌ MAL: Examen T5
- ✔️ BIEN: Examen T5 Algebra 1eso 2020
ATENCIÓN: No debemos pasarnos y tener un nombre “demasiado” completo
❌ MAL: 20201015 Matematicas 1ESO Algebra Ejercicios de lenguaje algebraico y problemas Sencillos
Necesitamos encontrar un equilibrio entre la información que nos aporta y que sea práctico de escribir. Lo mejor sería que crearas tu propio método que te guste a ti, pero si no lo tienes claro, comienza copiando el mío y ya lo mejorarás con el tiempo y el uso.
Descargas de internet
Es muy importante acostumbrarnos a usar también este sistema para nombrar los archivos que descargamos de internet.
Si buscamos materiales (fichas, ejercicios, tareas, proyectos, etc.), ANTES de descargarlos y archivarlos, lo revisamos y valoramos y sólo lo descargaremos si nos parece interesante. Lo más importante en este caso es no dejar que se descargue en la carpeta por defecto de nuestro ordenador (Descargas, generalmente), donde se acumularán todo tipo de archivos y deberemos dedicar otro momento de atención a clasificarlos, sino directamente en la carpeta de destino adecuada. Tampoco debemos descargarlo con el nombre por defecto, sino que lo cambiemos por nuestro sistema en el mismo momento de la descarga.
Yo uso Google Drive en el ordenador para poder luego acceder desde cualquier dispositivo y así también poder compartir los materiales (documentos o carpetas completas) de forma sencilla con los compañeros del departamento.
💯 Un último truco para las descargas: si has encontrado un material que promete pero no estás seguro si de verdad será útil y no tienes tiempo o ganas para decidirlo, simplemente comienza el nombre con “Revisar” y así sabrás que no ha pasado todavía el filtro de utilidad y deberás dedicar algún tiempo en el futuro.
- Ejemplo: Revisar Ejercicios T5 Algebra 1eso 2020
Usa los “tiempos muertos” para este tipo de revisiones y borrarlos si no nos sirven o guardarlos de forma permanente (tras cambiarles el nombre) si nos parecen interesantes.
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3. Estructura tus carpetas de forma lógica
El tercer paso para ser más eficientes es establecer una buena organización en nuestras carpetas de archivos. ¿Cuál es el sistema perfecto? No existe. Debes usar el sistema que te funcione a ti, pero debe ser coherente y estructurado.
Mi sistema de carpetas
Os explico la organización mínima de mis archivos:
- Todos mis archivos de trabajo están en mi cuenta de Google Drive, accesible desde cualquier dispositivo con internet. Hago copias de seguridad frecuentes.
- Creo una carpeta para cada asignatura-curso de las que doy clase. Ejemplo: Mates 1ESO, BioGeo 1ESO, BioGeo 3ESO, etc.
- Dentro de cada una de estas carpetas hay al menos 3 subcarpetas: Material, Exámenes, Tareas
- En general, esta estructura básica es suficiente, pero en algunos casos puede haber otras subcarpetas dentro de Materiales: Proyectos, Prácticas, etc.
- Una carpeta principal llamada Notas donde sólo están las hojas de cálculo en las que anoto las calificaciones
- Otra carpeta llamada Departamento con los documentos relacionados: Programaciones, Informes de recuperación, Informes de evaluación, etc.
- Si soy tutor (casi siempre lo soy) hay una carpeta Tutoría destinada a ello con subcarpetas variadas: plantillas de comunicación, listas de clase, informes de seguimiento, partes disciplinarios, etc.
Mira la estructura general del directorio para un curso escolar:
Dentro de cada una de estas carpetas principales, deberíamos crear una nueva carpeta para cada uno de los temas que vayamos a trabajar y evaluar. Esta podría ser la estructura de la carpeta de 1ESO BIOGEO, con todos los temas que se van a tratar a lo largo del curso:
Finalmente, dentro de la carpeta de cada tema podemos crear una nueva estructura donde agrupemos todo lo que tenemos por tipos de materiales. Esta podría ser la estructura de cada carpeta de un nivel:
Estas son las básicas, pero las voy adaptando a mis necesidades. He intentado alcanzar un equilibrio entre el objetivo principal de que los materiales estén bien organizados y que no resulte demasiado complicado acceder a ellos porque haya demasiadas sub-subcarpetas anidadas dentro de subcarpetas y no sería intuitivo y directo.
Aquí puedes encontrar más ideas sobre cómo organizar las carpetas, documentos y nombres.
🥇 Utiliza un sistema de carpetas digitales ordenado y coherente que te resulte útil
Acceso a los documentos
Tener un sistema ordenado facilita en gran medida la búsqueda de documentos:
- Cuando sé lo que busco, basta con seguir el orden lógico de carpetas y subcarpetas y lo encuentro rápidamente
- Cuando no sé exactamente lo que busco o no lo recuerdo o no recuerdo el nombre exacto, simplemente tecleo lo que quiero encontrar en el buscador de archivos de Google Drive y, si hemos nombrado correctamente nuestros archivos, aparece de forma rápida como resultado para acceder a ello
Es un sistema que requiere una planificación inicial y consistencia a la hora de nombrar los archivos, sobre todo cuando los descargamos de internet, pero nos reportará una simplificación del trabajo y un ahorro de tiempo continuado.
Reflexiona
- ¿Sigues teniendo gran parte de tus materiales en papel?
- ¿Pierdes mucho tiempo buscando tus documentos en el ordenador: exámenes, tareas, materiales…?
- ¿Cómo pones los nombres a los documentos que creas? ¿Tienes un sistema?
- Cuando descargas un archivo de internet, ¿cambias el nombre o dejas el que tenía? ¿Dónde lo descargas?
- ¿Cómo organizas tus archivos en carpetas? ¿Cómo nombras las carpetas y subcarpetas?
- ¿Dónde centralizas los archivos de trabajo? ¿Disco duro del ordenador? ¿Memoria USB? ¿Google Drive o similar?
- ¿Haces copias de seguridad frecuentes?
Practica
- Coge todos los papeles que aún tengas y selecciona los que sean útiles. El resto, a reciclar
- Coge los papeles que has seleccionado y digitalízalos con el móvil o con la fotocopiadora
- Aprende a usar Google Drive (o Dropbox o cualquier otro servicio de almacenamiento online)
- Borra todos los archivos y documentos que no usas ya
- Si no tienes un sistema para nombrar los archivos, decídelo ahora y empieza a usarlo
- Si no tienes una estructura ordenada en tus carpetas, decídela ahora y empieza a usarla
