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La redacción de informes de estudiantes es una de las tareas administrativas que puede consumir más tiempo, principalmente a final de trimestre o de curso, pero también ocasionalmente cuando las familias nos piden un informe de seguimiento de sus hijos/as para comprobar el avance.
Aunque existen algunas aplicaciones de cuadernos de notas digitales para profesores que permiten generar informes de forma automática, como idoceo y additio, los informes que se generan son aún poco prácticos.
En este artículo vamos a explicar el uso de una plantilla realizada en Google Sheets para incorporar toda la información que tengamos sobre cada estudiante y componer un prompt que llevaremos a ChatGPT para que se encargue de la redacción del informe final. La plantilla es totalmente gratuita, se puede descargar y la puedes personalizar para tus gustos o necesidades.
Si no has visto las otras plantillas que hemos creado anteriormente, entonces te recomendamos que les eches un vistazo:
- Unidades Didácticas (Planes de lecciones)
- Actividades de evaluación
- Textos educativos
- Ideas para clase
😉 Antes de seguir, deja que te cuente que esta plantilla no es original mía, sino creada por el docente Ernesto Boixader, quien usó algunas de mis plantillas previas para personalizarlas y generar las suyas propias, entre ellas una dedicada a informes de estudiantes, la cual me pareció más completa que lo tenía en proyecto (proyecto que había aparcado por falta de tiempo…). De forma que he seguido mis principios de no crear materiales nuevos sino adaptar los que ya están hechos para ahorrar tiempo y aquí tienes esta plantilla. ¡Gracias Ernesto!
Descarga la plantilla para generar los prompts
Lo primero que tienes que hacer es clicar en este botón y hacer una copia de la plantilla en la cuenta de Google Drive que uses de forma habitual. ¡No funciona con otras cuentas de mail, sólo con las cuentas de gmail!
Explorando la plantilla
A. Cabecera
La cabecera de la plantilla contiene enlaces, siendo los dos principales uno que dirige a este artículo con las instrucciones de uso y otro enlace a un video de YouTube donde se explica de modo visual el uso de una plantilla semejante (aunque no exactamente igual a esta), el cual puede resultar útil para empezar a usarla.
B. Prompt
A continuación viene la parte del prompt que vamos a generar. La gran celda de color naranja contiene el inicio del prompt y, cuando vayamos eligiendo casillas, esta información se irá incorporando aquí para formar un prompt completo que podremos copiar y llevar a ChatGPT, que se encargará de redactar el informe por nosotros.
👉 El prompt comienza con una asignación de rol (Celda C15), en la que hemos dejado por defecto la opción de profesor de secundaria en España, pero, como cualquier apartado de la plantilla, se puede personalizar para adaptarlo a tus necesidades o gustos. También, si quieres cambiar el estilo de salida del texto (más formal/informal, longitud, etc.), lo puedes añadir en esta asignación de rol.
⚠️ ATENCIÓN: Nunca borres ni elimines la celda naranja, ya que contiene una función esencial [=CONCATENAR(…)] que permite que se vayan enlazando las frases al seleccionar las casillas. Si la borras por error, la plantilla no funcionará correctamente y tendrás que descargarla de nuevo.
👉 Además de la asignación de rol, si tienes anotaciones propias (en tu cuaderno del profesor) sobre el estudiante que no se corresponden con todas las opciones de la plantilla o quieres incluir calificaciones académicas, entonces puedes activar la casilla B17 y se añadirá un nuevo párrafo al prompt en el que deberás sustituir el texto entre comillas (» INSERTAR ANOTACIONES AQUÍ «) por todas las anotaciones que tengas del estudiante.
👉 Finalmente, por temas de privacidad y protección de datos, no debemos usar los nombres reales de los estudiantes en el prompt que vamos a pasar a Chat GPT, por lo que vamos a usar el comodín [estudiante] y así Chat GPT lo usará cuando tenga que hacer referencia. Sin embargo, queremos que Chat GPT asigne correctamente el género en la redacción ( el [estudiante] es trabajador / la [estudiante] es trabajadora ), así que se lo indicamos activando la casilla correspondiente. Más adelante veremos cómo cambiar rápidamente el comodín [estudiante] por el nombre real en el documento final sin comprometer la protección de datos.
C. Frases descriptivas
La parte más extensa de la plantilla se corresponde con las frases que describen a los estudiantes y que queremos que se incorporen al prompt (y al informe final). Hay unos 100 ítems que se pueden seleccionar, además de espacios vacíos para añadir otros. Se encuentran agrupados en tres columnas y 15 subapartados, pero no son cerrados ni rígidos, por lo que puedes personalizarlos como tú quieras. Los campos generales son:
- Aspectos académicos
- Madurez personal
- Social
D. Otros enlaces
En la parte inferior de la plantilla se encuentra un apartado con enlaces a nuestras redes sociales, libros y cursos de formación.
Además, existen algunas filas y columnas «ocultas» donde se encuentran las instrucciones para que este generador de prompts de unidades didácticas funcione fácilmente. No recomendamos modificarlas a menos que sepas muy bien lo que haces.
CURSO EN UDEMY: CHAT GPT PARA PROFESORES
En este curso que he creado en la plataforma Udemy se explican, a lo largo de más de 2 horas de videos, las principales aplicaciones y usos de la Inteligencia Artificial de Chat GPT en las tareas docentes: ideas para clases, textos educativos, actividades e instrumentos de evaluación, unidades didácticas, tareas administrativas, etc.
El precio del curso es de 19,99€ (aunque Udemy tiene frecuentes promociones y descuentos 😉 )
Cómo usar el generador de prompts para informes
Usar la plantilla de prompts es muy sencillo e intuitivo: simplemente vamos clicando en las casillas de los apartados que queramos incluir en el prompt.
En cuanto seleccionemos una de estas casillas, veremos que la frase correspondiente se incorporará a la casilla naranja superior donde va creciendo nuestro prompt en longitud.
Cómo obtener un informe de [estudiante] con Chat GPT
Cuando hayamos seleccionado todas las frases que queramos que formen parte del prompt, vamos a la casilla naranja y comprobamos que no hay errores. Hacemos clic en ella y copiamos (Control+C) el prompt para llevarlo a Chat GPT y obtener como resultado nuestro informe, que posteriormente podremos revisar y completar a nuestro gusto.
Desmarcar todas las casillas
Ya has visto lo sencillo que resulta formar tu propio prompt personalizado a partir de las frases que se encuentran en la plantilla. ¿Qué ocurre cuando quieres redactar un nuevo prompt? ¿Debes clicar de nuevo todas las casillas para desactivarlas?
Pues no. Hay una forma más sencilla de hacerlo con las hojas de cálculo de Google Sheets. De hecho, esta es la principal razón para desarrollar la plantilla en esta plataforma y no en otras hojas de cálculo (como Excel o Calc): se pueden «borrar» las casillas de forma fácil y rápida:
- Vamos a la parte superior izquierda de la hoja de cálculo y hacemos clic en el pequeño botón que nos permite seleccionar TODAS las celdas de nuestra hoja de cálculo (Parece una celda más pero no lo es, está justo encima del número 1). Al hacer clic, veremos que se sombrea toda la hoja de cálculo.
- Presionamos la barra espaciadora. Veremos que TODAS las casillas de verificación de la hoja se activan a la vez.
- Presionamos de nuevo la barra espaciadora y veremos que TODAS las casillas se desactivan y vuelven a estar vacías.
- ATENCIÓN: Espera un par de segundos entre la primera vez que presiones la barra espaciadora y la segunda
Ahora podemos empezar un nuevo prompt para otro informe repitiendo el proceso de seleccionar las casillas.
Cómo cambiar el comodín [estudiante] por su nombre
Como hemos dicho, recomendamos no usar el nombre del estudiante en el prompt que usamos en Chat GPT, pero tampoco podemos dejarlo como está, con el comodín [estudiante] por todo el texto…
Para ello tenemos que copiar el informe que ha redactado Chat GPT y llevarlo aun procesador de textos como Word, OpenOffice Writer o Google Docs y aplicar una opción de edición que se llama «Buscar y reemplazar«. Vamos a mostrar el ejemplo con Google Docs, pero los otros procesadores tienen funciones equivalentes.
1. Una vez pegado el texto del informe, hacemos clic en Editar-Buscar y reemplazar
2. Escribimos en el cuadro superior el texto que queremos eliminar ([Estudiante]) y en el cuadro inferior el nombre del estudiante que lo sustituirá (José García…😉)
3. Hacemos clic en «Reemplazar todos» y automáticamente se sustituirá en todo el documento (el resaltado es nuestro…)
Ajustes
Cuando veas qué frases usas más, ordénalas por frecuencia. Si ves que hay frases que nunca usas, elimínalas.
El informe redactado por Chat GPT usa un lenguaje estándar y está dirigido a las familias. Podemos cambiar estos detalles en el prompt para que el texto sea más breve o extenso, formal o informal, dirigido a inspección educativa, etc.
Si no nos gusta que en el informe se repita todo el tiempo [estudiante] (y posteriormente el nombre), podemos indicarle a ChatGPT que no lo use constantemente, sino que incorpore diversas referencias en el texto: «el alumno/la alumna», «este estudiante/esta estudiante», «él/ella», etc. Complica la redacción del prompt, pero hace que el lenguaje sea más natural.
Si tienes estudiantes con características muy parecidas, simplemente crea un único informe y sustituye el comodín por el nombre adecuado, personalizando si es necesario. Será más rápido.
Podemos pedirle a Chat GPT que genere una tabla con los aspectos positivos y áreas de mejora, para que el informe sea aún más sintético y fácil de entender.
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Ejemplo de informe redactado con un prompt en Chat GPT
PROMPT GENERADO CON LA PLANTILLA
Actúa como un profesor/a de educación secundaria en España. Tienes muchos años de experiencia docente y redactas informes ordenados con frases sencillas y comprensibles para las familias.
Escribe un informe donde señales los aspectos positivos de [estudiante] y los que debería mejorar a partir de los siguientes puntos de información:
Comparte sus ideas. Hace preguntas irrelevantes. Integra nuevos conceptos de forma autónoma. Sigue correctamente las instrucciones. Tiene sistemas para no olvidar cosas. Falta a clase con frecuencia. Es pasivo/a como líder. Promueve la colaboración. Le cuesta identificar o expresar emociones.
A la hora de redactar este informe, ten en cuenta que [estudiante] es de género femenino por lo que usa el género adecuado en la redacción del mismo.
RESPUESTA DE CHAT GPT
Estimados padres/tutores de [Estudiante],
Es un placer para mí proporcionarles un informe sobre el progreso de [Estudiante] durante el presente curso escolar. A lo largo del tiempo que [Estudiante] ha estado en mi clase, he observado una serie de aspectos positivos, así como algunas áreas que podrían beneficiarse de mejoras.
Aspectos Positivos:
-Comparte sus ideas: [Estudiante] está comprometida en el aula al compartir sus ideas y opiniones. Su participación activa en las discusiones enriquece la experiencia de aprendizaje para todos los estudiantes.
-Integra nuevos conceptos de forma autónoma: [Estudiante] muestra una habilidad destacable para asimilar y aplicar nuevos conceptos de manera independiente. Su capacidad para conectarse con el material de estudio es impresionante.
-Sigue correctamente las instrucciones: [Estudiante] es activa al seguir las instrucciones proporcionadas en clase. Esto garantiza un ambiente de aprendizaje efectivo y ayuda a mantener el flujo de la lección.
-Promueve la colaboración: [Estudiante] es cooperativa y trabaja bien en equipo. Fomenta un ambiente de colaboración en el aula, lo que beneficia a sus compañeros y enriquece las discusiones.
Áreas de Mejora:
-Hace preguntas irrelevantes: A veces, [Estudiante] plantea preguntas que pueden ser tangenciales al tema en discusión. Sería beneficioso que se esfuerce en formular preguntas más enfocadas en el contenido del currículo.
-Sistemas para no olvidar cosas: [Estudiante] podría desarrollar estrategias más efectivas para recordar las tareas y los plazos. Esto ayudaría a mantener un mejor control de sus responsabilidades académicas.
-Falta a clase con frecuencia: Lamentablemente, [Estudiante] ha estado ausente con cierta regularidad durante este curso. La asistencia constante es esencial para un progreso académico óptimo, por lo que les alentamos a trabajar en la puntualidad y la asistencia.
-Es pasiva como líder: A pesar de su habilidad para trabajar en equipo, [Estudiante] podría desarrollar sus habilidades de liderazgo. Esto incluye la toma de iniciativas en proyectos grupales y asumir un papel más activo cuando sea necesario.
-Le cuesta identificar o expresar emociones: [Estudiante] podría beneficiarse de un mayor desarrollo en la identificación y expresión de sus emociones. Esto puede contribuir a su bienestar emocional y a una comunicación más efectiva.
En resumen, [Estudiante] tiene muchas cualidades positivas que enriquecen la dinámica de nuestra clase. Sin embargo, existen áreas específicas que necesitan atención y mejora. Con su apoyo y guía, confiamos en que [Estudiante] pueda alcanzar su máximo potencial académico y personal.
Por favor, no duden en ponerse en contacto conmigo si desean discutir cualquier aspecto de este informe en más detalle o si necesitan asesoramiento adicional para el desarrollo de [Estudiante]. Trabajando juntos, podemos garantizar un progreso continuo y exitoso.
Atentamente,
[Su Nombre]
Profesor/a de [Asignatura] en [Nombre de la Escuela]
[Fecha]Si usas esta plantilla para generar informes de estudiantes o la personalizas, me gustaría que nos contaras tu experiencia y sugerencias, comentando este artículo o a través de redes sociales.
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