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A lo largo de los últimos cursos (10-15 años), los docentes hemos experimentado un incremento significativo del trabajo burocrático, hasta el punto de convertirse en el componente que más ha crecido de nuestras responsabilidades laborales.
Esta proliferación de trámites y papeleo no solo ha sido desordenada y carente de sentido práctico, sino que además genera rechazo entre el personal docente, ya que no se alinea con nuestra verdadera pasión: la enseñanza.
A pesar de esto, estas responsabilidades administrativas no solo han llegado para permanecer, sino que probablemente se intensificarán en el futuro. Por ello, resulta necesario desarrollar estrategias que optimicen su gestión y maximicen su eficacia. En un artículo anterior ya hemos comentado la filosofía que deberíamos adoptar frente a este exceso de papeleo que nos abruma: Mínima Burocracia Imprescindible.
En este artículo traemos algunos ejemplos de tareas administrativas docentes con las que nos puede ayudar ChatGPT y mostramos algunos prompts que pueden aplicarse en estos casos concretos.
Atención a la privacidad
Antes de ver algunas de estas aplicaciones de ChatGPT, debemos señalar que, por razones de privacidad y protección de datos, no es recomendable introducir en los prompts que redactamos datos personales de cualquier tipo, pero especialmente si se trata de nuestros estudiantes menores de edad, para que no lleguen a formar parte del entrenamiento del modelo de IA.
Tenemos dos posibles soluciones:
1. Cuando vayamos a iniciar un chat con algunos de estos datos, podemos hacer clic en el botón de «Chat temporal», de modo que «Este chat no aparecerá en el historial, no usará ni creará memorias ni será usado para formar nuestros modelos».
2. Recomendamos esta segunda opción: consiste en no introducir ningún dato personal de ningún tipo en nuestros prompts, sino sustituir los nombres concretos por palabras «comodín» señaladas con unos corchetes: [Estudiante], [Domicilio], etc. ChatGPT entenderá que se trata de palabras que debe incluir de la misma forma en sus respuestas. Más adelante veremos algún ejemplo. Posteriormente podemos cambiar estos datos por los datos reales en el mail o, si aparece en numerosos lugares del texto, en cualquier procesador de texto tenemos la opción de «Reemplazar todo» que nos permitirán cambiar ese comodín por sus datos reales.
CURSO DE FORMACIÓN ONLINE: CHAT GPT PARA PROFESORES
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Redacción de mailes para las familias
La gestión del correo electrónico se ha transformado en una actividad que absorbe una parte considerable de la jornada laboral del profesorado.
ChatGPT resulta particularmente útil para redactar correos electrónicos de manera eficiente, además de que permite crear plantillas estándar que pueden adaptarse y reutilizarse en circunstancias repetidas, optimizando así el tiempo dedicado a la comunicación digital.
Si tienes que hacer un uso muy intensivo de las comunicaciones por mail, existen algunas extensiones del navegador que se integran en tu gestor del mail y te facilitan estas tareas de forma más práctica.
PROMPT
Eres un profesor de secundaria en España y eres el tutor de un grupo de estudiantes de 1º ESO.
Tienes experiencia de muchos años como docente y escribes documentos administrativos con lenguaje formal y educado, sin salirte del tema.
Escribes frases sencillas de comprender y un lenguaje simple.
Escribe un mail breve con tono formal pero directo para comunicar a la familia del [estudiante] que no traído a clase los materiales (libro de texto y cuaderno) de varias asignaturas durante las últimas 2 semanasRESPUESTA DE CHATGPT
Asunto: Falta de materiales en clase por parte de [Nombre del Estudiante]
Estimada familia de [Nombre del Estudiante]:
Les escribo para informarles de que, durante las últimas dos semanas, [Nombre del Estudiante] no ha traído a clase los materiales necesarios (libro de texto y cuaderno) en varias asignaturas.
Esta falta de material está dificultando su participación en las actividades de clase y, por tanto, su aprendizaje. Les agradecería que hablasen con [Nombre del Estudiante] para asegurar que dispone de los materiales necesarios en las próximas clases.
Gracias por su colaboración y un cordial saludo,
[Su Nombre]
Tutor/a de [Nombre del Estudiante]
IES [Nombre del Centro]Notificación de falta disciplinaria
Las dificultades relacionadas con la disciplina escolar han experimentado un incremento progresivo, principalmente en niveles de secundaria, mostrando una tendencia al alza que continúa en la actualidad. Esta situación no es una mera percepción, sino una realidad que el personal docente está sufriendo de primera mano y que impacta directamente en su bienestar profesional.
Estos incidentes disciplinarios llevan generalmente asociada una carga administrativa para redactar informes de lo ocurrido o para informar a las familias, y es en esta fase donde ChatGPT nos puede ayudar.
Veamos cómo podemos redactar un informe genérico, el cual sería fácilmente mejorable y personalizable de acuerdo a nuestras necesidades si incluyéramos los apartados concretos de los que debe constar.
PROMPT
Eres un profesor de secundaria en España y eres el tutor de un grupo de estudiantes de 1º ESO.
Tienes experiencia de muchos años como docente y escribes documentos administrativos con lenguaje formal y educado, sin salirte del tema.
Escribes frases sencillas de comprender y un lenguaje simple.
Escribe un informe breve y conciso sobre un incidente del [estudiante] que ha recibido una falta disciplinaria leve por utilizar el móvil para escuchar música durante la clase de matemáticas y enfrentarse con malos modales al profesor que le pidió que lo apagara y guardara.RESPUESTA DE CHATGPT
Informe de Incidente Disciplinario
Estudiante: [Nombre del Estudiante]
Curso: 1º ESO
Fecha del Incidente: [Fecha]
Descripción del Incidente:
Durante la clase de matemáticas, [Nombre del Estudiante] fue sorprendido utilizando su teléfono móvil para escuchar música, a pesar de la normativa del centro que prohíbe el uso de dispositivos electrónicos en el aula sin autorización. Al ser advertido por el profesor y recibir la indicación de apagar el móvil y guardarlo, [Nombre del Estudiante] respondió con malos modales y mostró una actitud poco respetuosa hacia el docente.
Medida Adoptada:
Dada la naturaleza de la falta (uso inadecuado del móvil y falta de respeto al profesor), se ha aplicado una falta disciplinaria leve conforme a la normativa del centro. Se ha informado al estudiante de la importancia de respetar las normas y mantener un comportamiento adecuado en clase.
Recomendación:
Se recomienda que el estudiante reflexione sobre lo sucedido y reciba el apoyo de su familia para mejorar su actitud en el aula y evitar futuros incidentes.
Atentamente,
[Su Nombre]
Tutor/a de [Nombre del Estudiante]
IES [Nombre del Centro]
Acción tutorial
Las responsabilidades vinculadas a la función tutorial representan una dedicación de tiempo significativa, y con frecuencia el profesorado se encuentra con que su formación no es suficientemente completa para abordar eficazmente todos los aspectos que esta labor implica.
En este contexto, ChatGPT puede funcionar como una herramienta de apoyo valiosa que complemente el trabajo del servicio de orientación, ofreciendo sugerencias y alternativas cuando nos enfrentamos a situaciones tutoriales complejas para las que no tenemos una estrategia clara de actuación.
PROMPT
Actúa como un orientador de educación secundaria en España con años de experiencia y que siempre busca un enfoque práctico en la resolución de situaciones y conflictos entre estudiantes.
En un grupo de 1º ESO (11-12 años) hay una estudiante con altas capacidades intelectuales cuya familia me ha pedido ayuda y orientación.
Escribe 5 recomendaciones para la familia de esta estudiante que les permitan apoyarla en el desarrollo de estas capacidades y en la integración social con sus amigos y compañeros de claseRESPUESTA DE CHATGPT
Aquí tienes cinco recomendaciones que pueden ayudar a vuestra hija tanto en el desarrollo de sus capacidades como en su integración social con sus compañeros:
1. Fomentar actividades variadas: Animad a vuestra hija a participar en actividades que le gusten y que no estén únicamente relacionadas con el ámbito académico. Deportes, arte, teatro o música pueden ayudarle a desarrollar habilidades sociales y a encontrar intereses en común con sus compañeros, fortaleciendo su integración en el grupo.
2. Valorar el aprendizaje colaborativo: Incentivad el trabajo en grupo en casa, ya sea con amigos o familiares, de modo que aprenda a disfrutar compartiendo el proceso de aprendizaje con otros. Esto le ayudará a ver el valor del trabajo en equipo y a mejorar sus habilidades de comunicación y colaboración.
3. Apoyo en la gestión de la frustración: A veces, los estudiantes con altas capacidades pueden sentirse frustrados cuando el ritmo de la clase no se ajusta a sus necesidades o expectativas. Ayudadla a gestionar esta frustración enseñándole a plantearse objetivos personales y recordándole que el aprendizaje también incluye respetar los ritmos de los demás.
4. Proporcionar retos adicionales: En casa, podéis ofrecerle actividades adicionales que le resulten estimulantes y atractivas, como juegos de lógica, lectura avanzada o temas de investigación que le interesen. Esto puede ayudarla a mantener su curiosidad activa y evitar que se aburra en su día a día.
5. Promover la empatía y la escucha activa: Hablad con ella sobre la importancia de escuchar y comprender a los demás. Animadla a conocer mejor a sus compañeros y a respetar sus opiniones e intereses. La empatía es una habilidad fundamental para una buena integración social, y reforzarla le facilitará crear lazos sólidos con sus amigos.
Estas acciones pueden ayudar a vuestra hija a sentirse apoyada tanto en su desarrollo académico como en sus relaciones personales. Además, estamos a vuestra disposición en el centro para colaborar en su proceso educativo y social siempre que lo necesitéis.
Actas de reuniones
La redacción de actas de reuniones es otra de las tareas administrativas ocasionales que tenemos que afrontar los docentes.
Esta redacción de actas siguiendo la mecánica tradicional conlleva un gran cantidad de pasos que consumen mucho tiempo: tomar notas, ponerlas en orden y transcribirlas en el formato adecuado…
Si tenemos que realizar frecuentemente estas tareas podemos combinar otras herramientas de IA para facilitarlo o hacerlo más sencillo:
✅ Si se trata de una reunión presencial, podemos grabar el audio (informando y obteniendo el permiso de los participantes, por supuesto) y luego transcribir el audio a texto (con NotebookLM o con otras herramientas) y finalmente procesarlo con ChatGPT para conseguir el formato apropiado.
✅ Si mantenemos reuniones online, entonces es más sencillo, ya que existen herramientas que se integran en las plataformas de videollamadas y nos realizarán la transcripción en tiempo real de las intervenciones (sin grabar el audio) y posteriormente nos ofrecen funcionalidades para resumir o transformar este material a otros formatos.
Veamos un ejemplo del uso de ChatGPT para redactar un acta de inicio de curso de un departamento de ciencias.
PROMPT
Actúa como jefe de departamento de ciencias en un [instituto de educación en España].
Estas son las anotaciones que se hicieron en la reunión de departamento del pasado día lunes 2 de octubre de 2023 desde las 11:00 hasta las 12:00.
“[Jefe de departamento] sugiere un reparto de la actualización de las programaciones de este curso.
[Profesor1] dice que se encarga de las programaciones de 1º ESO
[Profesora2] se hará cargo de las programaciones de 3º ESO
[Jefe de departamento] se hará cargo del resto de programaciones
[Profesora2] pide información sobre las horarios de uso del laboratorio
[Jefe de departamento] pide una copia de los horarios de todos los profesores para poder
cuadrarlos en el uso del laboratorio
[Profesora2] quiere iniciar un proyecto de robótica
[Jefe de departamento] responde que necesita el guion del proyecto para incluirlo en la
programación antes de finales de octubre
”
Redacta un acta de esta reunión usando lenguaje formal y agrupando los temas de forma ordenadaRESPUESTA DE CHATGPT
ACTA DE LA REUNIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS
Fecha: Lunes, 2 de octubre de 2023
Hora: 11:00 – 12:00
Lugar: Sala de reuniones del Departamento de Ciencias
Asistentes: [Jefe de departamento], [Profesor1], [Profesora2]
1. Actualización de las Programaciones Didácticas
• El jefe de departamento propone un reparto de las tareas de actualización de las programaciones didácticas para el presente curso.
• [Profesor1] asume la responsabilidad de las programaciones de 1º de ESO.
• [Profesora2] se encargará de las programaciones de 3º de ESO.
• El jefe de departamento se compromete a gestionar la actualización del resto de las programaciones.
2. Uso del Laboratorio de Ciencias
• [Profesora2] solicita información sobre los horarios disponibles para el uso del laboratorio de ciencias.
• El jefe de departamento solicita una copia de los horarios de todos los profesores del departamento, con el fin de organizar adecuadamente el acceso al laboratorio y evitar solapamientos.
3. Proyecto de Robótica
• [Profesora2] expresa su interés en iniciar un proyecto de robótica en el centro.
• El jefe de departamento le informa que será necesario presentar un guion detallado del proyecto para incluirlo en la programación del departamento antes de finales de octubre.
No habiendo más asuntos que tratar, se da por concluida la reunión a las 12:00 horas.
[Firma del Jefe de Departamento]
[Jefe de Departamento de Ciencias]Otras tareas administrativas
Sin pretender ser exhaustivo, aquí os proponemos otras ideas de usos de ChatGPT para tareas administrativas docentes:
- Comunicaciones de todo tipo con las familias: para concretar reuniones, para enviar información periódicamente, para informar de sucesos concretos, etc.
- Elaboración de informes periódicos de faltas de asistencia y retrasos de estudiantes.
- Informes académicos de los estudiantes a partir de nuestras anotaciones y observaciones.
- Redacción de adaptaciones curriculares siguiendo modelos determinados.
- Redacción de proyectos: extraescolares, intercambios, subvenciones, innovación educativa, etc.
- Redacción de memorias: de curso, de tutoría, de proyectos, etc.
Si usas ChatGPT u otras herramientas de IA para simplificar tu trabajo administrativo docente, nos gustaría que nos lo contaras en los comentarios del artículo o a través de redes sociales.
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