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Las tareas administrativas son las actividades que más han aumentado en nuestra carga de trabajo en los últimos cursos. Podríamos llenar un libro hablando (y quejándonos) de estas tareas administrativas…
Además de haber crecido sin control ni lógica práctica, son un tipo de tareas que los profesores rechazamos porque no forman parte de nuestra vocación educativa. Sin embargo, estas tareas administrativas han venido para quedarse, incluso es muy probable que aumenten su carga en el futuro… Por tanto, debemos plantear soluciones que sean eficientes y productivas.
Resumen de productividad
⭐ Dificultad de poner en práctica: Fácil
⭐ Tiempo necesario para comenzar a usarla: Rápido
⭐ Potencial de ahorro: Medio
⭐ Velocidad de obtención de resultados: Rápida
⭐ Ventajas adicionales: Cualquier reducción del tiempo dedicado a estas odiosas tareas nos resultará doblemente satisfactorio
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Mínima Burocracia Imprescindible
Una (gran) parte de estas tareas burocráticas no tiene utilidad práctica. Lo único importante es el hecho de que debe estar completado y archivado, independientemente de su contenido o calidad de este. Por tanto, aplicaremos la estrategia de mínima burocracia imprescindible y no dedicaremos ni un minuto más a este tipo de tareas.
🥇 Antes de rellenar, preguntar
Esta estrategia consiste en completar exclusivamente el contenido mínimo que sea necesario y tratar de copiar y pegar los textos de otros documentos. Veamos algunos consejos:
- Antes de comenzar con la tarea administrativa, debemos preguntar y preguntarnos si es obligatoria e imprescindible. Antes de rellenar, preguntar.
- A los tutores se nos piden tareas burocráticas que no entran dentro de nuestras responsabilidades. En estos casos, hemos de negarnos a realizarlas y que se asignen a los responsables correctos: personal administrativo, orientación, jefatura o dirección.
- ¿Cuál es el objetivo de esta tarea? No es lo mismo redactar un informe que va a ser directamente archivado o para una familia que lo va a leer con atención.
- Lo breve es bueno y productivo. Cuanto más texto escrito, más tiempo consumido en redactarlo. Trataremos de usar pocas palabras, la menor cantidad posible. Mejor una palabra que dos. Cuanto más breve, mejor. Veamos algunos ejemplos:
- ¿Se ha completado la programación? Sí
- ¿Cuál ha sido la evolución de los resultados? Positiva
- ¿Contactos con la familia? No responden
- ¿Análisis de resultados? Buenos
- Desarrollo de la programación: Terminados Temas 1-7
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Copiar y Pegar
En algún momento futuro se le dedicará un monumento a Larry Tesler, el ingeniero que inventó el uso de la combinación de comandos Control+C/Control+V para copiar y pegar textos en el ordenador.
Como ya he comentado en otros artículos, es muy recomendable que creemos carpetas digitales con modelos, plantillas, textos estándar, etc., que podamos usar simplemente copiando y pegando los textos y personalizando mínimamente. Siempre será más rápido modificarlo que reescribirlo totalmente. Esto se puede aplicar a informes, mailes y actas cuyos contenidos se repiten periódicamente. También a las comunicaciones oficiales con las familias, como las notificaciones de partes disciplinarios. Lo más productivo es tener varias plantillas genéricas que podamos copiar, pegar y personalizar.
Recordemos que un secreto para ahorrar tiempo es no buscar la perfección en lo que hacemos, incluyendo estas tareas administrativas, sino conseguir que sea práctico. Ahorraremos mucho tiempo.
🥇 Lo breve es bueno y productivo
No dejes que se acumulen las tareas administrativas
Un buen consejo general es completar las tareas administrativas en cuanto puedas completarlas.
- Rellenar el informe de un estudiante nos puede llevar 3-5 minutos y lo podemos realizar en cualquier tiempo muerto. Si dejamos que se acumulen 5 informes de estudiantes, deberemos encontrar al menos 15-25 minutos de nuestro tiempo y será más complicado encontrarlo.
- Si redactamos las actas de cualquier reunión justo después de mantenerla, tendremos las ideas frescas y la terminaremos rápido. Si la retrasamos, dedicaremos más tiempo porque no recordaremos exactamente lo que hemos de escribir.
Si la enfrentamos en cuanto la recibimos, o en el mismo día, ganaremos eficiencia y también paz mental.
Usa los tiempos muertos
La burocracia es tediosa, pero generalmente no necesita que usemos muchas de nuestras neuronas así que podemos completarla durante los tiempos muertos. Si disponemos de 15 minutos, podemos contestar a los mailes que podamos; completar informes de estudiantes; copiar y pegar nuestras propuestas de mejora, etc. Si eliminamos pequeñas tareas puntualmente, evitamos que se acumulen y nos dé más pereza realizarlas.
Reflexiona
- ¿Cuáles son las tareas administrativas que menos te gustan?
- ¿Usas plantillas para cortar y pegar textos en mailes, informes, actas, etc.?
- ¿Usas los tiempos muertos para responder mailes y redactar informes?
Practica
- Pregunta a tus compañeros de trabajo si tienen modelos o plantillas para contestar mailes de familias, para informes de estudiantes, para actas de reuniones, etc. y te los pueden pasar
- Crea tu carpeta con estos modelos y plantillas. Recuerda ordenarlos y nombrarlos adecuadamente. Compártelos
- Aplica la idea de Mínima Burocracia Imprescindible la próxima vez que debas completar un documento que sepas que no va a ser revisado con mucha atención
