NotebookLM es una herramienta gratuita de Google muy potente, muy sencilla de manejar y con muchas aplicaciones en las tareas docentes. Es una de las herramientas que recomendamos en la actualidad para quienes quieren arrancar en el uso de la IA, por lo que hemos publicado numerosos artículos en el blog explorando las numerosas funcionalidades y aplicaciones.
En un artículo anterior estuvimos probando el concepto de «cuadernos dinámicos» de NotebookLM con fuentes vinculadas a nuestros documentos de texto de Drive (Google Doc). En este nuevo artículo vamos a extender esta idea con la vinculación de nuestros cuadernos a hojas de cálculos de Google Sheets, en las que podemos tener los datos más estructurados.
Cómo crear un cuaderno dinámico en NotebookLM con una hoja de cálculo
✅ El proceso es exactamente igual al que describimos en el artículo anterior con un documento de Google Docs.
👉 En primer lugar, tenemos que crear una hoja de cálculo (Google Sheets) dentro de nuestro Drive y aportar algunos datos en sus filas y columnas. Vamos a seguir con el ejemplo del glosario de conceptos científicos que ya habíamos usado en el artículo anterior. Usaremos tres columnas: la primera para el tema, la segunda para el concepto y la tercera para la definición. En cada fila añadimos uno de los conceptos que estemos trabajando en nuestras clases con los estudiantes.
👉 El segundo paso consiste en abrir un cuaderno y cargar una fuente, eligiendo la opción de cargar desde el Drive y seleccionando la hoja de cálculo que hemos creado.
Ya tenemos nuestro cuaderno «dinámico» cargado con la hoja de cálculo.
💡 Ahora podemos trabajar dentro del cuaderno con los conceptos, interaccionar con ellos en el Chat principal o crear materiales derivados en el Studio, como un infografía.
Sincronización
👉 Cuando hagamos modificaciones en la hoja de cálculo original, aparecerá un botón en la parte superior de nuestra fuente que nos indicará que han ocurrido estos cambios y que podemos sincronizar el material de la fuente con el contenido original.
⚠️ En ocasiones puede tardar un par de minutos hasta que se produzca esta sincronización, pero al final tendremos los mismos contenidos en la fuente.
👉 De nuevo, con estos datos actualizados podemos interaccionar de la forma habitual en el Chat o en el Studio.
Google Sheet con varias hojas
✅ En el ejemplo anterior hemos aportado un archivo de hoja de cálculo con una única «Hoja» o «Página» que crece de forma continua.
⚠️ Sin embargo, en ocasiones es preferible organizar la información en diferentes «Hojas» (Pestañas inferiores) dentro del mismo archivo de Google Sheets.
⚠️ ¿Qué ocurre si aportamos este archivo a nuestro cuaderno de NotebookLM? ¿Funcionará correctamente?
👉 La respuesta es que no hay problema alguno en usar este formato de hojas de cálculo si nos conviene, ya que el cuaderno incorporará de forma secuencial el contenido de las páginas en el mismo orden en el que se encuentren en la hoja de cálculo.
De esta forma, el cuaderno se adapta a nuestra forma de trabajo en las hojas de cálculo y no tenemos que cambiarlo.
Ventajas de los cuadernos dinámicos de NotebookLM
Como ya vimos en el artículo sobre los cuadernos dinámicos con Google Docs, el uso de estos cuadernos dinámicos de NotebookLM presenta algunas ventajas con respecto a los cuadernos que no incorporan estos documentos.
- ☑️Suponen un ahorro considerable del número de fuentes. Aunque podemos cargar hasta 50 fuentes, en algunas ocasiones podemos necesitar un número mayor. Cada fuente puede contener una 500.000 palabras, por lo que podemos acumular mucho material estructurado en estas hojas de cálculo y usar una única fuente para acumularlos. En el ejemplo del glosario, mantenemos todos los glosarios de todos los temas del curso en una única hoja de cálculo en lugar de cargar un documento diferenciado para cada glosario de cada tema.
- ☑️ Permiten centralizar en el cuaderno de NotebookLM contenidos de materiales que pueden cambiar o evolucionar con el tiempo, como proyectos cuyos datos se actualizan de forma recurrente dentro de la hoja de cálculo, y podemos procesar dentro del mismo cuaderno esta información que evoluciona con el tiempo.
- ☑️Si estamos coordinando algún proyecto con otros profesores que no saben manejar NotebookLM, en lugar de compartir un cuaderno podemos compartir estas hojas de cálculo de Google Sheets, que tienen un formato más estándar y conocido, a las que la mayoría de docentes sí que están acostumbrados y les resultará más fácil de trabajar. Mientras tanto, nosotros aportamos estas fuentes cambiantes en nuestro cuaderno para procesar toda la información aportada. Este mismo planteamiento se puede aplicar a proyectos educativos en los que trabajemos con materiales que aportan nuestros estudiantes: les compartimos la hoja de cálculo para que añadan los datos y la vinculamos a nuestro cuaderno para centralizar el procesado de esos datos.
Aplicaciones de los cuadernos dinámicos de hojas de cálculo al trabajo docente
Como ya comentamos en el artículo anterior, estos cuadernos dinámicos añaden una capa extra de control en el procesado de información que puede cambiar a lo largo del tiempo, por lo que podemos aplicarlos en diferentes situaciones.
- ☑️ Glosarios y otro tipo de definiciones de conceptos que se van acumulando a lo largo del curso y conviene tener centralizados: funciones de órganos, definiciones de aparatos o unidades de medida, características de una época histórica o de un movimiento artístico, vocabularios bilingües de palabras o términos específicos, etc.
- ☑️ Preguntas frecuentes. Podemos centralizar en una hoja de cálculo las preguntas que con mayor frecuencia nos plantean los estudiantes y usarla como biblioteca para responder preguntas futuras. Esto puede ser especialmente útil si trabajamos en educación online.
- ☑️ Resultados de encuestas y sondeos de opinión, los cuales encajan bien en un formato de tabla y podemos procesarlos fácilmente con NotebookLM. En un artículo futuro veremos cómo vincular estas tablas con un formulario de Google para que el flujo de trabajo resulte más eficiente.
- ☑️ En algunas situaciones, podemos usar estas tablas para trabajar con datos de los estudiantes, como información de asistencia o informes de progreso académico. Sin embargo, no recomendamos usar datos personales completos, sino anonimizarlos previamente antes de manejarlos con NotebookLM o cualquier otro modelo de IA.
- ☑️ Si estamos trabajando con proyectos compartidos con estudiantes, podemos crear hojas de cálculo para que ellos aporten y modifiquen los datos que van recopilando y desde el cuaderno dinámico que los incluye, nosotros tenemos un panel de revisión y control para manejar toda la información que van acumulando. Por ejemplo, si tenemos un proyecto científico en el que deben recoger estos datos y nosotros revisarlos, o si tutorizamos proyectos de emprendimiento empresarial.
👉En definitiva, tanto si lo aplicamos para nuestras tareas docentes o para proyectos realizados por los estudiantes, estos cuadernos dinámicos de NotebookLM vinculados con hojas de cálculo de Google Sheets son una excelente herramienta para procesar con ayuda de IA materiales que no sean fijos y cambien a lo largo del tiempo.
Si usar los cuadernos dinámicos con hojas de cálculo para tu trabajo docente en algunos de los casos nombrados o los aplicas para otros diferentes, nos gustaría que nos lo contaras en los comentarios del artículo o en redes sociales.