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Si buscas técnicas de productividad general en cualquier web, uno de los puntos fundamentales es la importancia de una buena planificación de las tareas y una mejor organización de nuestro tiempo.
- Si planificamos correctamente nuestro trabajo, sabremos lo que tenemos que hacer en cada momento sin pausas intermedias ni dudas en la toma de decisiones.
- Si organizamos correctamente nuestro tiempo, conseguiremos aprovechar eficientemente el tiempo empleado, completar las tareas más rápidamente y disponemos de más horas para nuestra vida personal.
Resumen de productividad
⭐ Dificultad de poner en práctica: Sencilla. Basta con saber usar una agenda y escribir una lista de tareas
⭐ Tiempo necesario para comenzar a usarla: Podemos empezar ya
⭐ Potencial de ahorro: Medio
⭐ Velocidad de obtención de resultados: Inmediata
Photo by Towfiqu barbhuiya on Unsplash
Si puedes, elige tus espacios y horarios
Cada uno de nosotros sabemos cuándo somos más productivos y cuándo es mejor descansar. También dónde somos más productivos y dónde nos distraemos con más facilidad. Tenemos que aprovechar este autoconocimiento para elegir los momentos del día y los espacios en los que ponernos a trabajar.
Cuando no tenemos otras limitaciones, es mejor organizar nuestros tiempos de forma que aprovechemos estos picos de máxima productividad personal y dejemos los momentos de baja concentración para actividades no laborales.
- ¿Y si aún no tenemos claro cuándo somos más productivos porque llevamos poco tiempo trabajando como docentes? En este caso, lo lógico es probar varias opciones y analizar los resultados, hasta encontrar lo que más nos beneficie.
- ¿Y si no podemos elegir nuestros horarios y espacios? Pues no hay más remedio que adaptarse y sacar el máximo partido de lo que tenemos, empezando por todas las herramientas de ahorro de tiempo que encontrarás en este libro. Mira también el artículo en el que hablo de ultraproductividad.
🥇 Selecciona tus momentos personales de mayor productividad
Planifica con suficiente antelación
Tanto en la vida personal como en nuestro trabajo, es mejora anticipar con suficiente tiempo lo que tendremos que hacer para así poder distribuir los horarios adecuadamente y buscar las formas en que podemos ahorrar tiempo en esas tareas. Cuando planificamos con antelación, tenemos más opciones para encontrar soluciones que nos ahorran tiempo.
📃 Por ejemplo, sabemos que cuando terminamos un tema vamos a pasar un examen a los estudiantes. Si estimamos que dentro de una semana terminaremos el tema, sabemos que unos días después tendremos que preparar el examen. Tenemos varias soluciones para ahorrar tiempo en la preparación del examen:
- Si compartimos asignatura del nivel con otros compañeros del departamento, podemos, por ejemplo, preguntarle si tiene algo preparado que nos pueda pasar.
- También tenemos tiempo para buscar entre nuestros materiales digitales almacenados y ver si tenemos algo preparado de otros cursos.
- Podemos buscar entre los materiales que proporcionan las editoriales de los libros de texto, donde frecuentemente hay pruebas de evaluación.
- Podemos buscar en internet para ver si encontramos algo apropiado
Si no tenemos esto planificado y se acerca la fecha del examen, tendremos que usar lo primero que encontremos, lo que implica que tal vez no sea lo más adecuado, o tendremos que prepararlo nosotros mismos, con la considerable pérdida de tiempo.
Asigna un tiempo concreto de trabajo a cada tarea cada día
Estoy seguro de que te ha pasado esto: Tienes varias cosas que hacer y la primera tarea que afrontas se extiende y te deja mucho menos tiempo para las otras, así que las haces rápido y mal o las retrasas para otro momento. Este fenómeno se conoce como la “Ley de Parkinson” que normalmente se formula diciendo que «el trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para que se termine«.
Esto ocurre porque no le habías asignado un tiempo límite para su ejecución. Por tanto, además de hacer una pequeña lista con lo que tenemos que terminar cada día, debemos asignarle un tiempo razonable máximo de ejecución para completarla.
Os pongo un ejemplo para una sesión de trabajo:
- Revisar y priorizar lo que tenemos que hacer: 5 minutos
- Preparar las clases del día siguiente: 20 minutos (4-5 minutos de preparación de cada clase)
- Corregir dos tests: 30 minutos
- Seleccionar videos: 15 minutos
- Tiempo total: 70 minutos
No es necesario ponerlo por escrito, puede ser una asignación mental, pero sí debemos tenerlo presente cuando nos ponemos a trabajar, de forma que no sobrepasaremos los tiempos asignados y nos sentiremos mejor por cumplir los objetivos que nos hemos marcado.
El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para que se termine
C. Northcote Parkinson
Si eres de los que le gustan usar aplicaciones de productividad, puedes usar apps de agenda o calendario y existen otras que te permiten organizar por bloques, con listas de tareas con tiempos, etc. Yo uso sólo papel y lápiz para mi lista de tareas diarias, pero quizás a ti pueden ayudarte, sobre todo si ya usas algo parecido y te resulta sencillo adaptarlo.
🥇 Planificar con antelación te permitirá tener más opciones para ahorrar tiempo
Estructura FDF: Fácil-Difícil-Fácil
Aunque tiene más aspectos organizativos, creo que es necesario nombrar un aspecto importante y básico en la realización de tareas: al principio nos cuesta arrancar y al cabo del tiempo nos cansamos. Por lo tanto, a la hora de organizar nuestras sesiones, aplicaremos la estructura FDF: Fácil-Difícil-Fácil.
- Recomiendo siempre comenzar por alguna tarea fácil, sencilla o breve, que nos sirva de calentamiento y nos sitúe en “modo trabajo”.
- Cuando ya hemos “calentado”, seguiremos con las tareas más complejas o que requieran más atención y concentración, por lo que nos cansan más.
- Dejaremos algunas tareas más fáciles o sencillas para el final, cuando nuestro cerebro ya no está tan fresco y hemos perdido el fuelle pero aún hemos de completar cosas.
En general, las tareas de preparación de clases y administrativas me resultan más sencillas (Fácil) así que comienzo y termino con ellas, mientras que las tareas de corrección y evaluación requieren mayor nivel de concentración (Difícil) y las coloco en la parte central de mis sesiones de trabajo.
Échale un vistazo a este artículos sobre los bloques temáticos.
Los descansos son necesarios
No te venderé la técnica Pomodoro, aunque la nombro por si no la conoces y te puede resultar útil. Sin embargo, esta técnica incide en algo obvio que a veces olvidamos: hay que descansar. Somos más productivos si hacemos más pausas. No podemos trabajar sin pausas o nos agotaremos mentalmente y, al final de cada semana, acumularemos estrés.
Yo hago pausas de 5-10 minutos cada 40-50 minutos (con flexibilidad).
- ¿Qué SÍ hago durante las pausas? Voy al baño, completo breves tareas domésticas (poner la lavadora o lavavajillas, tender la ropa, doblar la ropa,…), miro por la ventana, bebo o como algo, escribo la lista de la compra, reviso rápidamente el móvil, estiramientos musculares, etc.
- ¿Qué NO hago durante las pausas? No me pongo a ver un programa largo de TV, no hago deporte intenso, no reviso todas mis redes sociales, no entro a leer y responder mailes personales, no hago tareas complejas de casa (planchar, fregar a mano, pasar la aspiradora,…), no procrastino en la web, etc.
- Si estoy más de 2 horas con alguna sesión, hago una pausa más larga de 20-25 minutos y continúo.
Si somos el tipo de personas que olvidamos hacer pausas, podemos poner una alarma que nos lo recuerda o pedirle a Alexa que nos avise al cabo de 40 minutos, por ejemplo.
Reflexiona
- ¿Sabes dónde y cuándo eres más productivo?
- ¿Planificas con tiempo tus tareas?
- ¿Haces una lista de lo que tienes que hacer cada sesión?
- ¿Cómo ordenas las actividades de la lista? ¿Aleatoriamente? ¿Por bloques?
- ¿Haces pausas cuando trabajas? ¿Cada cuánto tiempo? ¿Cuánto duran? ¿Qué haces durante las pausas?
Practica
- Usa una agenda para planificar tu semana
- Usa una lista de tareas para organizar las tareas de cada día
- Organiza tu próxima sesión de trabajo para que siga la estructura FDF
- Organiza tus sesiones de trabajo para incorporar pausas obligatorias. Pon una alarma para recordarlas
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