Optimiza las entrevistas con las familias


(⏱️ Tiempo de lectura: 3:30 minutos)

Una de las tareas que más tiempo suele consumir a los tutores es la de mantener contactos con las familias. Antes de la pandemia del coronavirus, se esperaba de los tutores entrevistas periódicas presenciales con las familias para conocerlas, hablar con ellas, comentar la evolución académica, comportamiento, etc. y también algunos contactos telefónicos cuando fueran necesarios.

La situación tras el coronavirus ha permitido eliminar la mayor parte de los contactos presenciales y potenciar las entrevistas online y llamadas telefónicas. Esto supone comodidad al evitar pérdidas de tiempos por desplazamientos pero también un inconveniente ya que se ha asumido (erróneamente) que los profesores debemos tener mucha más disponibilidad para estos contactos…

Debemos tener claro estas entrevistas forman parte de nuestras obligaciones como tutores. Sin embargo, esta circunstancia no se puede convertir en una dictadura del cliente siempre tiene la razón en la que debamos estar disponibles en todo momento o que se nos obligue a atenderlas incluso cuando no nos resulte conveniente. No somos una tienda abierta 24 horas.

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Resumen de productividad

Dificultad de poner en práctica: Baja-Media

Tiempo necesario para comenzar a usarla: Rápido

Potencial de ahorro: Bajo-Medio

Velocidad de obtención de resultados: Rápida


Nos encantan las viñetas de Andrés Faro

Cumple los horarios de entrevistas

Del mismo modo que tenemos nuestro horario de clases lectivas, deberíamos tener fijados los días en los que vamos a atender las entrevistas con las familias y tratar de cumplirlos. Lo recomendable es asignar un único horario semanal de mañana y otro de tarde para poder atender a todas las entrevistas y llamadas.

Si estos horarios nos vienen asignados, los aceptaremos y nos adaptaremos a ellos. Si no, los colocaremos donde nos parezcan adecuados.

Una vez asignados estos horarios, les enviemos un mail a las familias dejando claro que esos son los horarios de atención directa y no cualquier otro. Si dejamos entrever que somos flexibles con los horarios de atención, nos encontraremos con situaciones de abuso o puro surrealismo. Por supuesto, también recomiendo cierta flexibilidad en la gestión de temas urgentes o emergencias

😱​​ En una ocasión, antes del coronavirus, una familia me pidió que me acercara por la tarde-noche a un bar cercano a su casa para poder realizar la entrevista porque el horario propuesto no les convenía y el instituto donde trabajaba les quedaba muy lejos… 😵​

* ATENCIÓN: Soy profesor de secundaria en Andalucía, España. Estas condiciones pueden variar en otras etapas educativas, en otras regiones o países. La idea esencial es que limitar la atención a las familias en los tiempos que legalmente estén asignados y no extenderlos salvo situaciones urgentes o excepcionales. Si el tiempo laboral legalmente asignado no resulta suficiente, debería modificarse desde la administración educativa para poder desarrollar adecuadamente las funciones y no depender de la dedicación de tiempo de nuestra vida personal para compensar esta absurda anomalía.

🥇 Cumple los horarios de entrevistas


Guion y tiempo límite para las entrevistas

Al concertar la entrevista debemos preparar una especie de guion u «orden del día»: concretar de qué vamos a hablar (entrevista inicial, resultados académicos, comportamiento, situaciones particulares, etc.) y el tiempo que va a durar la entrevista (20 minutos por entrevista es generalmente suficiente). Estos datos se los comunicamos a las familias para que sean conscientes.

Durante la entrevista, tras las cortesías iniciales, voy directamente a los temas que tenemos que tratar, tomando notas de la información más relevante o los acuerdos alcanzados. Al final, me despido y dedico 5 minutos a poner en orden lo que he anotado. Soy educado y correcto. Mantengo en todo momento las buenas maneras a la vez que trato de centrarme en mi trabajo y no perder tiempo. Escucho con atención. Hago preguntas. Si la reunión se sale del tema, la redirijo. No hemos de perder nunca la perspectiva de que es una reunión de trabajo, no una charla de amigos o conocidos.



Reflexiona


  • ¿Cuánto tiempo semanal dedicas a llamadas telefónicas y comunicaciones con las familias?
  • ¿Tienes asignados unos días y horas específicos para atender a las entrevistas con familias?
  • ¿Asignas un límite de tiempo y un guion de temas a tratar en cada entrevista con las familias?

Practica


  • Asigna YA un horario para entrevistas a familias y cúmplelo
  • No llames a las familias a menos que sea imprescindible o urgente. Si lo puedes solucionar con un mail, no llames

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