Gestión eficiente del mail


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Una de las tareas administrativas que forma parte de nuestras funciones docentes es leer y contestar mailes, principalmente para mantener contactos con las familias de los estudiantes. En algunas ocasiones la cantidad de correos que se acumulan puede ser un problema y debemos tener una estrategia adecuada para afrontarlo. En este artículo te ofrecemos unos consejos para mejorar esta gestión.


Consejos generales

⭐​​ Usa dos cuentas de mail diferentes: una personal y otra de trabajo. Tener estos dos aspectos de nuestra vida separados en dos cuentas nos ayudará a concentrarnos y ser más eficientes.

⭐​​ Reduce el número de mailes recibidos: date de baja de todas las listas de correo que te parezcan innecesarias y elimina las notificaciones de redes sociales.

⭐​​ Asigna un tiempo (15 minutos cada día, 30 minutos cada dos días o lo que sea necesario) para revisar el mail y trata de cumplirlo, evitando consultarlo cada poco tiempo.

⭐​​ ¡Calma! Cuando respondemos y enviamos un mail no se puede deshacer. Por tanto, no respondas mailes que puedan ser importantes cuando estés cansado, no tengas tiempo o estés alterado, porque puede suponer un problema posterior.

⭐​​ Aprovecha los tiempos muertos para procesar la bandeja de entrada y responder a los mailes que requieran poco tiempo. Puedes hacerlo en la sala de espera del dentista o cuando viajas en metro a tu centro de trabajo.


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Inbox cero – Bandeja limpia

Mi estrategia para gestionar mailes de forma eficiente es conocida como Inbox Cero, que consiste fundamentalmente en mantener la bandeja de entrada sin mailes no leídos. En general, la mecánica de trabajo es esta:

👉​ Cuando abro la bandeja de entrada, accedo a los mensajes entrantes no leídos más antiguos y voy avanzando hasta los más recientes, a menos que alguno destaque como más urgente.

👉​ Los mailes entrantes de publicidad o los que son claramente Spam, los borro directamente. A veces uso la cuenta de mail del trabajo para registrarme en algunas webs o servicios y posteriormente entran mensajes promocionales o tratando de vender algo. Como dije anteriormente, cuando dejan de aportarme valor, me doy de baja de estas listas de correos.

👉​ Algunos mailes son simplemente informativos y no requieren ninguna respuesta inmediata, simplemente los leo y si debo hacer alguna anotación en la agenda, la hago.

👉​ Otros mailes requieren una respuesta breve. Los proceso y respondo de inmediato. La regla general es que si puedes hacerlo en 1-2 minutos, lo debes hacer en el momento y no aplazarlo. Siempre que puedo, uso las plantillas o modelos que tengo.

👉​ Si algún mail requiere una respuesta más elaborada o debo consultar más datos, lo marco como destacado y así quedará señalado para responderlo más adelante cuando tenga el tiempo requerido necesario.

👉​ Generalmente dejo todos los mailes sin agrupar en la bandeja de entrada, pero en algunos casos me gusta archivarlos en carpetas para tenerlos fácilmente localizados. En realidad, esto no es necesario ya que el buscador de gmail nos facilita enormemente estas búsquedas. Por ejemplo, creo carpetas específicas donde archivo actas de departamento o de claustros, comunicaciones con algunas familias, informes de seguimiento, etc.

🥇 Usa plantillas para gestionar el mail de forma eficiente

Uso de plantillas

Siempre que podamos, debemos usar plantillas para contestar mailes, ya que nos permiten ahorrar mucho tiempo al evitar realizar completamente tareas repetitivas que ya hemos completado previamente.

No es necesario crear plantillas específicas para todo, simplemente creamos los textos que necesitamos y los guardamos como plantillas que iremos mejorando con su uso.

En este artículo previo comenté alguna plantilla para gestionar sanciones disciplinarias con las familias, pero las podemos aplicar en muchos otras situaciones aplicadas al mail: concertar una entrevista, informar de resultados académicos, enviar información de todo tipo, etc.

Mira este ejemplo de plantilla para informar de los horarios de atención a familias:

Estimadas familias:

Les informo que el horario de atención a familias durante el presente curso será:

  • Lunes de 16:00 a 17:00 horas
  • Miércoles de 11:30 a 12:30 horas

Saludos

O esta otra para una comunicación que repetimos muchas veces a principio de curso…:

Estimada familia de …………

Les informo que a fecha de hoy, su hijo/a no se ha conectado a la plataforma Google Classroom, lo cual es necesario para completar muchas de las actividades de diferentes asignaturas durante el presente curso escolar.

Les ruego se aseguren de que su hijo/a se conecta con los códigos que le han facilitado los profesores de dichas asignaturas.

Por favor, confirmen que han recibido el presente mail.

Saludos


Reflexiona


  • ¿Tienes un sistema eficiente para gestionar tu mail?
  • ¿Cuánto tiempo diario o semanal dedicas al mail?
  • ¿Usas plantillas siempre que puedes?

Practica


  • Aprende a usar gmail (o tu cuenta de mail de otro proveedor como Yahoo, Hotmail, etc.) de forma más eficiente
  • Aplica la estrategia de Inbox cero en la gestión de tu mail
  • Copia los textos del apartado de plantillas y úsalos como modelo para crear las tuyas propias

Más información

Si este artículo se queda corto para resolver la gestión de tu mail, te recomendamos estos blogs con más información, aunque muy centrada en entornos empresariales:

🔗 Caos cero: Cómo controlar la gestión del correo electrónico

🔗 Canasto: Cómo gestionar tus correos y mantener el inbox cero

🔗 Asana: Por qué tener la bandeja de entrada vacía no es lo que piensas

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